Exporter ses données avant de résilier un SaaS : la checklist de sortie

Définir ce qui doit encore être possible après la sortie

Écrivez trois actions que l’équipe devra réaliser après la fermeture : retrouver un justificatif, comprendre l’historique d’un client, reprendre un projet dans le nouvel outil. Définissez qui les exécutera et où les données seront conservées. Cela évite d’exporter seulement ce qui est facile à télécharger.

Repérez la date de fin d’accès, les rôles autorisés à exporter et les conditions propres à votre abonnement. Faites préciser les délais de génération et d’expiration des liens de téléchargement. Certaines opérations doivent être demandées au support ; ne les découvrez pas le dernier jour.

La checklist porte sur la préparation pratique. Les durées de conservation et les conditions de résiliation dépendent des documents, de l’activité et du contrat. Inscrivez les règles applicables dans votre inventaire avec la personne qui peut les confirmer.

Inventorier données, pièces jointes et réglages séparément

Ajoutez pour chaque ligne : périmètre, format, responsable, date d’export et état « vérifié », « manquant » ou « non applicable ». Distinguez une donnée absente d’une donnée que vous avez décidé de ne pas reprendre. Ne stockez pas les mots de passe ou les secrets d’intégration dans ce tableau partagé.

Choisir un format réutilisable, puis regarder son contenu

Un PDF peut servir à consulter une pièce ; un CSV est plus adapté à des lignes de données ; un export natif peut préserver une structure propre à l’application. Aucun de ces formats ne garantit à lui seul la reprise complète. Vérifiez aussi les pièces jointes et la documentation des champs.

La documentation d’export Sellsy décrit plusieurs options, dont un export avancé JSON ou PARQUET. L’existence d’un format ne dit pas que toutes vos données y figurent : examinez les filtres, les colonnes et le périmètre réellement exporté.

Pour un CSV, ouvrez une copie de contrôle avec un import explicite : encodage, séparateur, dates et colonnes d’identifiants. Un code client « 00042 » ne doit pas devenir « 42 » par conversion automatique. Préservez l’export brut et effectuez les transformations sur une copie de travail.

Tester un dossier complet plutôt qu’un fichier isolé

Exemple fictif : le client C014 possède le projet P026, auquel sont rattachés un devis signé et une décision de validation. Le contrôle consiste à retrouver ces quatre éléments ensemble après l’export, pas simplement à compter quatre lignes.

Contrôlez ensuite plusieurs cas représentatifs : dossier ancien, dossier actif, document volumineux et pièce protégée. Comparez les totaux lorsque l’outil les fournit, puis examinez les écarts. Un nombre de fichiers identique ne prouve pas que leur contenu est complet.

L’aide Pennylane rappelle notamment que l’export et l’import de certaines données ne transfèrent pas le dossier ou son abonnement. Cette distinction vaut la peine d’être vérifiée dans tout projet de changement d’outil.

Un message à envoyer au support

Bonjour,
Nous préparons la sortie de [service / espace].
Notre fin d’accès prévue est le [date à confirmer].
Nous devons récupérer [catégories et période], avec leurs fichiers joints.
Quel rôle et quel forfait permettent cet export ?
Quels éléments ne sont pas inclus : historique, commentaires, droits, versions ?
Les pièces jointes sont-elles des fichiers ou seulement des liens ?
Quel format et quelle documentation permettent une reprise ailleurs ?
Quels délais de préparation et d’expiration faut-il prévoir ?
Merci de confirmer ces points avant notre décision de fermeture.

Joignez un inventaire de catégories, sans transmettre de données sensibles inutiles. Conservez la réponse dans le dossier de migration et attribuez chaque point manquant à une personne.

Décider de la bascule avec une checklist courte

• Les catégories nécessaires ont un export daté et un responsable.
• Les fichiers joints s’ouvrent sans dépendre de l’ancien compte.
• Les relations et les champs indispensables sont compréhensibles.
• Les données utiles ont été contrôlées dans la destination prévue.
• Les écarts connus sont résolus ou explicitement acceptés.
• Les accès à l’archive sont limités aux personnes autorisées.
• Un dernier export est prévu si l’ancien service continue de recevoir des données.
• La fermeture et la révocation des intégrations ont un responsable et une date.

Consignez la décision : « Sortie autorisée / reportée ; périmètre contrôlé ; écarts restants ; responsable ; prochaine vérification ». Rangez les résultats dans une arborescence partagée compréhensible. Pour le prochain abonnement, ajoutez l’essai d’export aux critères de choix de l’outil collaboratif.